El éxito de la reuniones
Atlanta presenta 15 recomendaciones para lograr que las reuniones y eventos sean efectivos
Fuente de la información: CONEXO.net / Lunes 21 de Septiembre 2015 / Número 2.957
Ir preparados a las reuniones, ser breves y concisos o ser educados son algunos de los consejos
La compañía Atlanta, travel and corporate events consultants ha presentado una serie de recomendaciones para que las reuniones y eventos sean efectivos. Son unos consejos prácticos y sencillos que, según Atlanta, lograrán que “el evento sea recordado por todos los participantes como el mejor posible”.
1. Envía por e-mail la agenda 24 horas antes del evento. Ya sabemos que hoy en día la gran mayoría de los eventos tiene una web efectiva donde ya se muestra esta información, pero no cuesta nada quedar bien y remitir la agenda vía e-mail a los asistentes y ponentes 24 horas antes del evento.
2. Llega cinco minutos antes. Esto te permitirá ponerte en situación y realizar las comprobaciones de último momento. Además, también te permitirá palpar el ambiente previo al evento de modo que sabrás como enfrentarte al reto más efectivamente.
3. Empieza y termina en tiempo. La puntualidad es un don que se agradece. Sobre todo lo agradecerán los asistentes al evento ya que en muchos casos estos eventos implican moverse a través de diversas salas para asistir a varias ponencias, charlas o Masterclass.
4. Se breve y conciso. Como dice el refrán lo bueno si breve dos veces bueno, si puedes exponer tu idea en tres conceptos no uses cinco, te permitirá exponer más ideas o profundizar en los conceptos que creas más importantes.
5. Ven preparado. Este es un tópico, pero no hay nada más desesperante que un ponente o un asistente que no están preparados y saben de que están hablando.
6. Comparte todos los datos relevantes. Aunque tengas la tentación de guardarte algún dato no lo hagas, compartir el conocimiento es para lo que se realizan la mayoría de los eventos, así que compártelo. Nunca se sabe qué nuevo conocimiento se puede llegar a desarrollar desde tu postulado.
7. Mantente en el tema. No te vayas por las ramas, estar focalizado en tu tema te ayudará a la hora de desarrollarlo, no te olvidarás nada y te ahorra tiempo.
8. Lleva papel y bolígrafo. Aunque hoy en día parezca anacrónico, está comprobado que un alto número de personas se sienten más capaces para tomar notas rápidas con el papel y el bolígrafo que con métodos más tecnológicos como pueden ser lossmartphones o las tabletas.
9. No interrumpas. Esta es una norma básica de educación, excepto quizá para los tertulianos televisivos.
10. Los smartphones están prohibidos. No, no es que se deban confiscar cuando los asistentes entran en la sala. Lo que hay que hacer es concienciar a estos que cuando los teléfonos suenan son una distracción tanto para ellos como para el resto de asistentes y el ponente, así que hay que hacer como en el cine, o bien se apagan o se silencian.
11. Prohibidas las conversaciones y comentarios que no sean sobre el tema. Como lossmartphones, las conversaciones o comentarios fuera de tema son una distracción tanto para los asistentes como para el ponente, así que no lo practiques (si eres asistente) o no permitas que se practique (si eres ponente).
12. Todo el mundo participa. Algunas veces tanto los ponentes como los asistentes se olvidan de este punto. Pero es importante, muy importante, ya que cuantos más participen mejores conclusiones pueden extraer.
13. Está en desacuerdo sin ser desagradable.
14. Desafía a las ideas en lugar de las personas. Aunque todos saben esto, no todos lo practican. Y muchas veces lo que debería ser un intercambio de conocimiento o una agradable discusión sobre ideas, se acaba convirtiendo en un espectáculo dantesco donde se llegan hasta a cruzar reproches de carácter personal.
15. Y por último pero no menos importante, al menos para los ponentes. El silencio equivale a agradecimiento. Aunque no lo creas, esto es cierto. No siempre hay que esperar que nos alaben, muchas veces el silencio es el mejor reconocimiento que pueden hacer.
